EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), Protection of Personal Information Act, 2013 (POPIA) -lain ja asiaankuuluvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti tämä käytäntö kuvaa, miten keräämme, säilytämme ja käytämme henkilötietojasi.
Yksityisyytesi on meille tärkeää, kuten myös avoimuus siitä, miten keräämme, käytämme ja jaamme sinua koskevia tietoja. Tämän käytännön tarkoituksena on auttaa sinua ymmärtämään:
Tämän käytännön tarkoituksena on auttaa sinua ymmärtämään:
Tämä käytäntö kattaa henkilötiedot, joita keräämme sinusta, kun käytät tuotteitamme tai palveluitamme, olet meihin yhteydessä verkkoalustojemme kautta ja missä tahansa muissa tilanteissa, joissa IES voi kerätä henkilötietojasi. Jos et hyväksy tätä käytäntöä, älä käytä Tuotteitamme.
Huomaathan, että jos IES-tuotteet tarjotaan käyttöösi organisaation (esim. työnantajasi) tai akkreditoidun IES-ammattilaisen kautta, kyseinen organisaatio tai ammattilainen toimii Tuotteiden ylläpitäjänä ja henkilötietojesi rekisterinpitäjänä. Tällaisessa tapauksessa pyydämme osoittamaan tietosuojaa koskevat kysymyksesi suoraan asianomaiselle rekisterinpitäjälle.
Termeillä ”IES”, ”me” ja ”meidän” viitataan IES:ään tässä käytännössä. Tarjoamme laajan valikoiman tuotteita ja viittaamme kaikkiin näihin tuotteisiin, yhdessä mahdollisesti tarjoamiemme palveluiden tai saataville asettamiemme verkkoalustojen kanssa, termillä ”Tuotteet” tässä käytännössä. Kun viittaamme tässä käytännössä ”henkilötietoihisi”, tarkoitamme mitä tahansa tallennettua tietoa, joka koskee sinua ja josta sinut voidaan tunnistaa. ”Henkilötiedot” eivät sisällä tietoja, joista tunnistetiedot on poistettu (anonymisoidut/tunnistamattomiksi tehdyt tiedot). Kun viittaamme henkilötietojesi ”käsittelyyn”, tarkoitamme mitä tahansa kyseisiin henkilötietoihin kohdistuvaa toimintoa tai toimenpidettä, mukaan lukien kerääminen, käyttö, säilytys, luovuttaminen, poistaminen tai säilyttäminen.
Keräämme sinusta tietoja, jotta voimme tarjota sinulle tarvitsemasi tuotteet ja palvelut. Voit aina valita, ettet anna tiettyjä henkilötietoja, mutta joissakin tapauksissa tämä päätös voi rajoittaa pääsyäsi kyseisen tuotteen kaikkiin ominaisuuksiin. Sinusta keräämiemme tietojen tyypit riippuvat suhteestamme sinuun, mutta ne voivat sisältää seuraavia:
Keräämme tietoja sinusta silloin, kun annat niitä meille, kun käytät Tuotteitamme ja kun saamme niitä muista lähteistä, kuten jäljempänä tarkemmin kuvataan.
2.1 Tiedot, jotka annat meille Keräämme tietoja sinusta, kun syötät niitä Tuotteisiin, otat yhteyttä verkkoalustojemme tai tukikanaviemme kautta tai muutoin toimitat niitä suoraan meille.
2.1.1 Tili- ja profiilitiedot: Keräämme tietoja sinusta, kun ostat tuotteitamme tai palveluitamme. Kun rekisteröidyt tiettyihin maksullisiin tuotteisiin, pyydämme sinua nimeämään laskutusyhteyshenkilön, mukaan lukien nimen ja yhteystiedot. Sinua saatetaan myös pyytää antamaan maksutietoja, kuten maksukortin tiedot, jotka kerätään suojattujen maksunvälityspalveluiden kautta.
2.1.2 Sisältö, jonka annat Tuotteidemme kautta: Kun käytät IES-tuotteita, keräämme ja tallennamme tiedot, jotka annat täyttäessäsi asiaankuuluvan kyselyn. Tämä sisältää henkilötietoja, kuten etunimen, sukunimen ja yhteystiedot.
2.1.3 Sisältö, jonka annat verkkoalustojemme kautta: Keräämme tietoja, joita annat verkkoalustojemme kautta, mukaan lukien verkkosivustomme ja ylläpitämämme sosiaalisen median alustat. Annat meille henkilötietoja, kun vapaaehtoisesti olet meihin yhteydessä tai jaat palautetta näiden alustojen kautta.
2.1.4 Tiedot, jotka annat tukikanaviemme kautta: Keräämme tietoja asiakastukikanaviemme kautta, joissa voit halutessasi ilmoittaa tietoja Tuotteen kanssa kokemastasi ongelmasta.
2.1.5 Erityiset henkilötietoryhmät: Emme kerää mitään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Erityisiin ryhmiin kuuluvia tietoja ovat tiedot rodusta tai etnisestä alkuperästä, poliittisista mielipiteistä, uskonnollisesta tai filosofisesta vakaumuksesta, ammattiliiton jäsenyydestä, geneettiset tiedot, biometriset tiedot, terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä koskevat tiedot sekä seksuaalinen suuntautuminen.
2.2 Tiedot, joita keräämme automaattisesti, kun käytät Tuotteita: Tiettyjä anonyymejä/tunnistamattomiksi tehtyjä tietoja kerätään, kun selaat verkkosivustoamme ja käytät Tuotteita. Näitä tietoja ei yhdistetä henkilötietoihisi.
2.2.1 Laite- ja yhteystiedot: Tietoja luodaan automaattisesti vierailuistasi ja toiminnoistasi sivustollamme. Tämä voi sisältää tietoja siitä, miten olet vuorovaikutuksessa Tuotteiden ominaisuuksien kanssa ja miten käytät niitä, sekä tietoja laitteestasi, selaintyypistäsi ja IP-osoitteestasi. Nämä tiedot ovat anonyymejä/tunnistamattomiksi tehtyjä, eikä niitä yhdistetä henkilötietoihisi. Keräämme näitä tietoja evästeiden avulla, ja kerättävien tietojen määrä riippuu Tuotteiden käyttämiseen käyttämäsi laitteen tyypistä ja asetuksista.
Se, miten käytämme keräämiämme tietoja, riippuu osittain siitä, mitä Tuotteita käytät, miten käytät niitä sekä mahdollisista ilmoittamistasi toiveista. Alla on esitetty erityiset tarkoitukset, joihin käytämme sinusta keräämiämme tietoja.
3.1 Tarkoitukset, joihin käytämme keräämiämme tietoja
3.1.1 Tuotteiden tarjoaminen ja kokemuksesi personointi: Käytämme sinua koskevia tietoja tarjotaksemme sinulle pyytämäsi ja ostamasi Tuotteet ja palvelut. Käytämme tietoja myös palvelumme räätälöimiseksi sinulle; esimerkiksi jos käytät useita Tuotteita, yhdistämme tietoja tarjotaksemme saumattoman ja integroidun käyttökokemuksen.
3.1.2 Asiakastuki: Käytämme tietojasi kohtaamiesi teknisten ongelmien ratkaisemiseen ja avunpyyntöihisi vastaamiseen.
3.1.3 Tuotteita koskeva viestintä kanssasi: Käytämme yhteystietojasi asiointiviestien lähettämiseen sähköpostitse, mukaan lukien ostojesi vahvistaminen, kysymyksiisi ja pyyntöihisi vastaaminen, asiakastuen tarjoaminen sekä päivitysten, tietoturvailmoitusten ja hallinnollisten viestien lähettäminen.
3.1.4 Tuotteiden markkinointi, edistäminen ja sitoutumisen lisääminen: Suostumuksesi, Tuotteiden käyttösi ja kanssamme käymäsi vuorovaikutuksen perusteella käytämme yhteystietojasi lähettääksemme markkinointiviestejä, jotka saattavat kiinnostaa juuri sinua. Nämä voivat sisältää tietoa uusista tuotetarjouksista, tapahtumista, joiden uskomme kiinnostavan sinua, sekä uutiskirjeemme. Voit hallita markkinointi- ja yhteydenottoasetuksiasi käyttämällä jokaisessa sähköpostissa olevaa peruutuslinkkiä tai ottamalla suoraan yhteyttä meihin.
3.1.5 Turvallisuus ja luotettavuus: Käytämme sinua ja Tuotteiden käyttöäsi koskevia tietoja tilien ja toiminnan varmentamiseen, epäilyttävän tai vilpillisen toiminnan seurantaan sekä käyttöehtojen rikkomusten tunnistamiseen.
3.1.6 Koontitiedot tutkimus- ja kehitystyöhön: Etsimme jatkuvasti tapoja tehdä Tuotteistamme älykkäämpiä, nopeampia, turvallisempia, integroidumpia ja sinulle hyödyllisempiä. Käytämme koottuja, anonymisoituja/tunnistamattomiksi tehtyjä tietoja siitä, miten ihmiset käyttävät Tuotteitamme, ongelmien vianmääritykseen sekä trendien, käytön, toimintamallien ja Tuotteiden integrointi- ja parannuskohteiden tunnistamiseen. Yksittäistä henkilöä ei voida tunnistaa näistä tiedoista.
3.1.7 Erityisellä suostumuksellasi: Käytämme sinua koskevia tietoja silloin, kun olet antanut meille suostumuksesi tiettyyn tarkoitukseen, jota ei ole mainittu edellä. Voimme esimerkiksi julkaista luvallasi suositteluja tai asiakastarinoita Tuotteiden markkinoimiseksi.
3.1.8 Oikeutettujen liiketoimintaetujemme ja laillisten oikeuksiemme suojaaminen: Lain niin vaatiessa tai silloin, kun uskomme sen olevan välttämätöntä laillisten oikeuksiemme ja etujemme suojaamiseksi, voimme käyttää sinua koskevia tietoja oikeudellisten vaateiden, säännösten noudattamisen, sääntely- ja auditointitoimintojen yhteydessä sekä luovutuksissa, jotka liittyvät IES:n yritysostoon, sulautumiseen tai myyntiin.
Tietojasi voidaan jakaa ainoastaan sen nimenomaisen rekisterinpitäjän kanssa, joka mahdollisti tuotteidemme ja palveluidemme käytön, valitsemamme alikäsittelijän kanssa, joka säilyttää turvallisesti kaikki keräämämme henkilötiedot, tai erityisellä suostumuksellasi. Huomaathan, että emme koskaan jaa tai myy sinua koskevia tietoja mainostajille tai muille kolmansille osapuolille.
4.1 Akkreditoidut iEQ9-ammattilaiset (jotka toimivat rekisterinpitäjinä): Joissakin tapauksissa teemme yhteistyötä rekisterinpitäjien kanssa käsitellen tietoja heidän puolestaan. Jos keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi rekisterinpitäjän kanssa olevan suhteesi seurauksena (eli jos olet tietyn akkreditoidun IES-ammattilaisen asiakas tai jos olet saanut pääsyn tuotteisiimme työnantajasi kautta), jaamme tietosi kyseisen rekisterinpitäjän kanssa heidän tarjotessaan Tuotteitamme.
4.2 Erityisellä suostumuksellasi: Voimme jakaa tietoja sinusta, kun annat meille siihen nimenomaisen suostumuksesi. Julkaisemme esimerkiksi usein tyytyväisten asiakkaiden henkilökohtaisia suosituksia julkisilla verkkosivustoillamme. Suostumuksellasi voimme julkaista nimesi suosituksen yhteydessä.
4.3 Viranomaispyyntöjen ja sovellettavan lain noudattaminen; oikeuksiemme puolustaminen: Poikkeustapauksissa voimme jakaa sinua koskevia tietoja lainvalvontaviranomaisten tai sääntelyelinten kanssa, jos katsomme jakamisen olevan kohtuullisen välttämätöntä (a) sovellettavan lain, asetuksen, oikeudellisen prosessin tai viranomaispyynnön noudattamiseksi, mukaan lukien kansallisen turvallisuuden vaatimusten täyttäminen, (b) sopimustemme, käytäntöjemme ja käyttöehtojemme täytäntöönpanemiseksi, (c) tuotteidemme ja palveluidemme turvallisuuden tai eheyden suojaamiseksi, (d) IES:n, asiakkaidemme tai yleisön suojaamiseksi vahingolta tai laittomalta toiminnalta, tai (e) vastaamiseksi hätätilanteeseen, jossa vilpittömässä mielessä uskomme tietojen luovuttamisen olevan tarpeen kenen tahansa henkilön kuoleman tai vakavan ruumiinvamman estämiseksi.
4.4 Liiketoimintasiirrot: Voimme jakaa tai siirtää tämän tietosuojakäytännön nojalla keräämiämme tietoja minkä tahansa sulautumisen, yhtiön varojen myynnin, rahoituksen tai liiketoimintamme kokonaan tai osittain tapahtuvan toiselle yritykselle myynnin yhteydessä. Sinulle ilmoitetaan sähköpostitse tai näkyvällä ilmoituksella Tuotteissa, jos tällainen järjestely toteutuu, sekä mahdollisista valinnoistasi tietojesi suhteen.
5.1 Tietojen säilytys ja tietoturva Olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta, ja kaikki ohjelmistomme suunnitellaan ja rakennetaan pitäen yksityisyyden suojaa ensisijaisena tavoitteena.
Käytämme turvallisia datanhallintapalvelujen tarjoajia Alankomaissa. Tämä tarkoittaa, että henkilötiedot on salattu ja suojattu turvallisen palomuurin taakse korkeimman tason suojausasetuksin, ja kaikki pääsy on rajoitettua, salasanasuojattua ja valvottua. Kaikki henkilötietoihin pääsyyn valtuutetut työntekijät ovat sitoutuneet asianmukaiseen salassapitoon. Tietomurron tai turvallisuusvälikohtauksen sattuessa meillä on käytössä asianmukaiset tietoturvapoikkeamien hallintakäytännöt ja -menettelyt, ja IES ilmoittaa rikkomuksista viranomaisille ja ilmoittaa henkilötietojesi suojaamiseksi käytössä olevin teknisin ja organisatorisin toimenpitein viipymättä kaikista rikkomuksista asianomaisille asiakkaille ja käyttäjille.
Vaikka otamme käyttöön suojatoimia tietojesi suojaamiseksi, mikään järjestelmä ei ole täysin murtovarma, ja internetin luonteen vuoksi tiedonsiirto internetin kautta tapahtuu käyttäjän omalla vastuulla. Jos sinulla on salasana Tuotteidemme käyttämiseen, on tärkeää, että pidät kyseisen salasanan luottamuksellisena ja suojaat tietokoneesi luvattomalta käytöltä.
5.2 Kuinka kauan säilytämme tietoja Aika, jonka säilytämme tietoja, riippuu tietojen tyypistä. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten ne on kerätty, mukaan lukien lakisääteisten velvoitteidemme noudattaminen, sopimustemme täytäntöönpano ja asiaankuuluvan liiketoiminnan tukeminen. Tämän ajan jälkeen joko poistamme tai anonymisoimme/teemme tietosi tunnistamattomiksi.
5.3 Yhdistetyt kalenteri-integraatiot (Google Calendar, Microsoft Outlook, Calendly) Jotkin Tuotteistamme antavat ammattilaiskäyttäjille mahdollisuuden yhdistää valinnaisesti kolmannen osapuolen kalenterin (Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar tai Calendly) päällekkäisten varausten estämiseksi heidän määrittäessään saatavuuttaan.
5.3.1 Yhteys: Kun päätät yhdistää kalenterin, tallennamme yhteyden ylläpitämiseen tarvittavat käyttö- ja päivitystunnisteet (access and refresh tokens) sekä yhdistetyn tilin sähköpostiosoitteen, jotta näet, mikä kalenteri on linkitetty. Nämä tunnistetiedot tallennetaan turvallisesti tietokantaamme ja salataan lepotilassa (encrypted at rest), ja ne poistetaan, kun katkaiset integraation, minkä voit tehdä milloin tahansa Kalenterin synkronointi -sivulta.
5.3.2 Käyttö: Tarkistamme yhdistetyn kalenterisi Vapaa/Varattu-tilan reaaliaikaisesti. Google Calendarin osalta käytämme calendar.readonly-käyttöoikeutta tiukasti vain varattujen aikojesi alkamis- ja päättymisaikojen lukemiseen, jotta voimme laskea saatavuutesi sovelluksessamme. Calendlyn osalta haemme myös aktiiviset tapahtumatyyppisi ja niiden varauslinkit, jotta ne voidaan näyttää saatavuussivullasi.
5.3.3 Tietojen säilytys: Emme lue, tallenna, analysoi tai jaa kokoustesi otsikoita, kuvauksia, osallistujia tai sijainteja. Emme tallenna kopiota kalenteritapahtumistasi palvelimillemme. Varattuja aikoja käsitellään reaaliajassa, jotta ei-saatavilla olevat ajat voidaan suodattaa pois aikataulupaikoistasi, eikä niitä säilytetä.
5.3.4 Jakaminen: Kalenteritietojasi ei koskaan jaeta kolmansille osapuolille eikä niitä koskaan käytetä mainontatarkoituksiin. Google-rajapinnoista (API) saatujen tietojen käyttömme ja siirtomme noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien rajoitetun käytön vaatimukset (Limited Use requirements).
Sinulla on oikeuksia henkilötietoihisi liittyen. Alla on yhteenveto näistä oikeuksista ja siitä, miten voit käyttää niitä. Kun toimimme henkilötietojesi käsittelijänä, olemme yhteydessä asianomaiseen rekisterinpitäjään ja tuemme häntä pyyntösi täyttämisessä. Joissakin tapauksissa meillä voi olla pakottavia oikeutettuja etuja tai laillisia perusteita, jotka syrjäyttävät alla kuvatut oikeudet.
6.1.1 Henkilötietoihisi pääsyn tai niiden oikaisemisen pyytäminen: Voit päivittää perustietosi ja muokata sinua koskevia tietoja sisältävää sisältöä tiliprofiilisi kautta. Voit myös pyytää pääsyä henkilötietoihisi sekä puutteellisten tai virheellisten henkilötietojen oikaisemista. On sinun vastuullasi varmistaa henkilötietojesi oikeellisuus; ilmoitathan meille kaikista muutoksista.
6.1.2 Henkilötietojesi poistamisen pyytäminen: Tuotteemme antavat sinulle mahdollisuuden poistaa tiettyjä tietoja itsestäsi, ja voit ottaa meihin yhteyttä pyytääksesi kaikkien henkilötietojesi poistamista. Huomaathan, että meillä voi olla lakisääteisiä syitä säilyttää tiettyjä tietoja sinusta, jolloin ilmoitamme siitä sinulle vastauksena pyyntöösi.
6.1.3 Pyyntö lopettaa henkilötietojesi käyttö: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos uskot, että meillä ei ole asianmukaisia perusteita siihen. Jos vastustuksesi hyväksytään, voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi.
6.1.4 Suostumuksen peruuttaminen: Jos olet antanut meille suostumuksesi tietojesi käyttämiseen tiettyyn tarkoitukseen, voit ottaa meihin yhteyttä peruuttaaksesi kyseisen suostumuksen. Tämä ei vaikuta käsittelyyn, joka on jo tapahtunut siihen mennessä.
6.1.5 Henkilötietojesi käsittelyn rajoittamisen pyytäminen: Voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista, jos sinun on varmistettava tietojen paikkansapitävyys, jos olet vastustanut käsittelyämme mutta haluat meidän jatkavan tietojen säilyttämistä, tai jos henkilötietoihisi liittyy pyyntö tai riita, joka on tutkittava tai ratkaistava.
6.1.6 Henkilötietojesi siirtämisen pyytäminen: Tietojen siirrettävyys tarkoittaa mahdollisuutta saada osa tiedoistasi jäsennellyssä sähköisessä muodossa, jonka voit siirtää palveluntarjoajalta toiselle. Pyynnöstäsi autamme henkilötietojesi siirtämisessä sinulle tai valitsemallesi kolmannelle osapuolelle.
6.1.7 Viestinnästä kieltäytyminen: Voit kieltäytyä vastaanottamasta meiltä markkinointiviestejä käyttämällä jokaisessa sähköpostissa olevaa peruutuslinkkiä tai ottamalla meihin yhteyttä, jotta yhteystietosi poistetaan markkinointisähköpostilistaltamme tai rekisteröintitietokannastamme.
7.1 Keräämiemme tietojen kansainväliset siirrot Keräämme tietoja maailmanlaajuisesti ja säilytämme niitä turvallisessa datakeskuksessa Alankomaissa. Keräämme, säilytämme ja varmuuskopioimme tietosi Alankomaissa tarjotaksemme sinulle Tuotteitamme, emmekä siirrä tietojasi Alankomaiden ulkopuolelle.
Kun toimimme henkilötietojesi käsittelijänä, rekisterinpitäjä, jonka kanssa teet yhteistyötä, voi tarkastella tietojasi ja saattaa tehdä niin asuinmaasi ulkopuolella sijaitsevassa maassa. Rekisterinpitäjillä on pääsy vain hallitsemiinsa henkilötietoihin (eli asiakkaidensa tietoihin), ja soveltuvin osin he toimivat tietojenkäsittelysopimuksen ehtojen mukaisesti.
8.1 Lapset Tuotteitamme ei ole suunnattu alle 18-vuotiaille henkilöille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 18-vuotiailta lapsilta. Jos saamme tietää, että alle 18-vuotias lapsi on antanut meille henkilötietojaan, ryhdymme toimenpiteisiin kyseisten tietojen poistamiseksi. Jos huomaat, että lapsi on antanut meille henkilötietojaan, otathan yhteyttä meihin.
8.2 Muutokset tietosuojakäytäntöömme Saatamme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Tuotteidemme käytön jatkaminen katsotaan päivitetyn käytännön hyväksymiseksi. Siksi suosittelemme tarkistamaan tietosuojakäytäntömme säännöllisesti tai aina Tuotteita käyttäessäsi pysyäksesi ajan tasalla mahdollisista päivityksistä tai muutoksista.
Jos et hyväksy tähän tietosuojakäytäntöön tehtyjä muutoksia, sinun tulee lopettaa Tuotteiden käyttö ja pyytää tietojesi poistamista edellä kuvatulla tavalla.
8.3 Ota yhteyttä Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita siitä, miten henkilötietojasi käsitellään, osoitathan tiedustelusi tietosuojavastaavallemme osoitteeseen privacy@integrative9.com
Viimeksi päivitetty: 28. lokakuuta 2026